Udruga Partnerstvo s Trogirom

10. September 2016 - Blick hinter die Kulissen: Die Reise nach Trogir

Wenn unsere Reiseteilnehmer am Abreisetag in aller Frühe den Bus von Andreas Höher besteigen, liegen vor ihnen eine rund 900 km lange Reise und hinter unserem Verein und dem Partnerschaftsverein in Trogir knapp elf Monate Vorbereitungszeit.

Schon kurz nach der Abreise aus Trogir Mitte September des Vorjahres wird der Reisetermin im Vorstand diskutiert und dann bei einer gemeinsamen Sitzung der beiden Partnerschaftsvereine beim Stadtfest Sveti Ivan in Trogir Mitte November fixiert. Die ersten Interessenten warten schon gespannt auf diesen Tag, um günstig einen Flug buchen zu können. Wichtiger für uns ist es jedoch, den Bus bei Andreas Höher zu reservieren, damit wir jedes Jahr unsere Teilnehmer sicher und mit bestem Komfort nach Kroatien fahren können.

Da Musik bekanntlich ein wesentlicher Bestandteil unserer Partnerschaft ist, muß bereits in diesem frühen Stadium in Abstimmung mit unseren Freunden geklärt werden, welche Art von Musik wir mitnehmen wollen. Eine Blaskapelle zum Beispiel mit über 20 Personen muß ja auch ihren Urlaub einplanen. In der ersten Vorstandssitzung des neuen Jahres werden die Reisepreise festgelegt, schließlich wollen wir unseren Mitgliedern im Rahmen der Jahreshauptversammlung bereits das Angebot präsentieren. Seit zwei Jahren wird dabei live aus Trogir das geplante Programm auch für uns zum ersten Mal vorgestellt.

Gleichzeitig muß die Anmeldeseite für das Internet vorbereitet werden, da unsere Mitglieder gegenüber der breiten Öffentlichkeit natürlich einen Wissensvorsprung haben und sich anmelden können bevor das Angebot in den Medien verbreitet wird. Die Anmeldung via Internet hat für alle Beteiligten große Vorteile. Die übermittelten Daten sind vollständig und leserlich, die angegebene Bankverbindung wird automatisch auf Plausibilität geprüft, was die Arbeit für unsere Kassiererin erleichtert.

Gleichzeitig bekommt der Teilnehmer postwendend eine Buchungsbestätigung, in der er seine Daten nochmals prüfen kann. Schon kurz nach der Veröffentlichung, traditionell immer Anfang Mai nach der Abreise unserer kroatischen Freunde aus Vaterstetten, kommen die ersten Anmeldungen, in der Regel von "Stammgästen", die ihren Platz sichern wollen und deren Freunde in Trogir schon auf den Besuch warten.

Etwa zwei Wochen später gehen die Pressetexte an die Redaktionen, die Reise erscheint im "Lebendigen Vaterstetten", Bürgermeister und Verwaltung werden informiert, im Partnerschaftskomitee auch die Kollegen der Partnerschaften mit Alem Katema und Allauch, um diesen ihre eigene Planung zu erleichtern. Nach Ablauf der Anmeldefrist werden nochmals alle Daten geprüft. Ist die geplante Gesamtteilnehmerzahl nicht zu hoch, bekommen alle Interessenten ihre definitive Reisezusage. Damit ist die Buchung verbindlich, unsere Kassiererin macht die Abbuchung fertig und eine Stornierung ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich. Grund dafür ist schlicht und einfach, daß uns bei Ausfällen die Kostenkalkulation aus dem Ruder laufen würde und das zu Lasten der anderen Reiseteilnehmer gehen müßte.

Die Reiseliste geht in diesem Moment an die Kollegen nach Trogir, die sich um die Quartierverteilung kümmern. Wir schreiben hier bereits Mitte Juni. Gegen Ende Juni kommt dann das fast fertige Programm aus Trogir. Auch hier beginnt das gleiche Procedere wie bei der Reiseanmeldung: Vorbereitung der Buchungsseite, Information der Teilnehmer, Prüfung der Teilnehmerzahlen, Teilnahmebestätigung, Abbuchung, Meldung nach Trogir, damit Schiffe, Restaurants etc. gebucht werden können. Kurz vor den Sommerferien folgt der Reiseinfoabend, bei dem allen Teilnehmern die gesamte Reise, die Besonderheiten Dalmatiens und viele Tipps nahe gebracht werden. Alleine in diesem Abend stecken mehrere Stunden Vorbereitung.

Danach könnten alle Beteiligten problemlos in den Urlaub gehen, wären da nicht noch zahlreiche Rückfragen telefonisch oder per Mail zu beantworten. Mancher hat trotz mehrfacher Erinnerung schlicht vergessen, sich für die Ausflüge anzumelden, manchmal ist daran auch nur eine unleserliche Mailadresse schuld.

Die Frequenz der Mails aus Trogir steigt mit dem Näherrücken des Reisetermins. Was haltet Ihr hiervon, was davon? Können wir den hier oder besser dort unterbringen? Dann stellt sich heraus, daß die Kollegen den Zeitplan etwas sehr eng geplant haben oder der Bus eine Straße befahren soll, wo schon das Auto nur knapp durchpaßt. Da müssen schnell Lösungen gefunden werden. Denkt jemand an die Technik für die Musik? Wie kommt das Gepäck vom Bus zum Treffpunkt? Alles Fragen, die kurzfristig geklärt werden müssen.

Dann ist der große Tag nah, das Vorauskommando macht sich auf den Weg nach Kroatien. Kaum angekommen, stehen die ersten Besprechungen an. Die Unterkunftsliste wird nochmal geprüft, damit jeder auch gut untergebracht ist. So manches Mal wurde noch eine Unterkunft organisiert, während der Betreffende friedlich im Bus schlummernd noch durch Slowenien schaukelte.

Und dann: Der Höher Andi rollt mit seinem Co-Piloten Bernd Fleischer in Trogir ins Busterminal. Die Gastgeber stehen bereit. Alte Freunde fallen sich strahlend in die Arme, neue Gastgeber erwarten ihre neuen Gäste genauso gespannt, wie diese ihre vielleicht neuen Freunde.

Die erste Nacht ist immer die spannendste. Läutet irgendwo ein Telefon? Hat etwas nicht gepaßt? Wir sind die Ersten, die es erfahren. Am nächsten Morgen ein Blick in die Gesichter der Neulinge. Mißmut? Nein! Gott sei Dank! Alles gut, jetzt können alle Dalmatien genießen.

Nicht nur für uns ist der erste Tag spannend, auch unsere sonst tiefentspannten dalmatinischen Freunde sind angespannt. Schließlich will man ein guter Gastgeber sein. Auch für sie ist es schön, wenn alles paßt. Und wenn das einzige Problem ist, daß das Schiff statt wie angekündigt von der Riva gegenüber an der Marina abfährt? Was soll's - nema problema, wir sind in Kroatien! Wer dann bei Wein, Fisch, Musik und diesem fantastischen blauen Meer immer noch nicht entspannt ist, dem ist auch nicht zu helfen.

Fünf Tage Aufenthalt vergehen wie im Fluge. Vieles, was man eigentlich noch machen wollte, muß wieder einmal verschoben werden.

Und jetzt kommt der einzige Vorteil des Vorauskommandos: Es darf noch länger da bleiben. Nicht böse sein: Wenn der Bus um die Ecke biegt, gehen wir in eine Bar und besprechen mit unseren Freunden bei einem Glas Wein nochmal den Besuch und denken uns dabei vielleicht schon wieder was Nettes für das Folgejahr aus.

Denn in ein paar Wochen heißt es ja schon wieder: "Wann fährt der Bus?"

Partnerschaft mit Trogir e.V.

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